La contractualisation de l’embauche est déclinée en deux (02) étapes:
La pré-contractualisation ou phase d’information de la décision d’embauche au candidat
C’est une étape essentielle de la contractualisation. Elle permet d’éviter les risques liés à l’indisponibilité du candidat. Son impact est considérable dans la qualité et les délais de recrutement.
La démarche usuelle et opérationnelle est la suivante:
- L’information du candidat sélectionné par mail ou sms, puis par téléphone: Cette étape est cruciale pour s’enquérir de la volonté confirmée ou l’intention du candidat à intégrer votre organisation, car il peut ne plus être disponible (déjà embauché ailleurs) ou avoir des exigences qui ont évoluées (compte tenu de la rareté de son profil) durant la période de prise de décision d’embauche.
- L’élaboration de l’offre d’embauche / lettre d’embauche
Le recruteur exploite l’offre d’emploi véhiculant les conditions essentielles du futur lien de subordination, et les éléments d’identification du candidat concerné.
- La transmission par mail ou de manière directe, de l’offre d’embauche au candidat:
La revue des conditions contractuelles essentielles du poste de travail (classement, rémunération, unité de travail, lieu de travail, avantages en nature, avantages sociaux).
- L’entretien directif par téléphone ou face à face avec le candidat:
Le recruteur impulse un échange avec le candidat pour obtenir son consentement aux conditions essentielles de l’emploi proposé.
L’échange directif porte sur les incompréhensions des points essentiels. Lorsque le candidat est convaincu et donne son accord à la poursuite du processus de contractualisation, il montre son engagement à évoluer au sein de votre entreprise aux conditions consenties. Le rôle du recruteur est essentiel à cette étape: patience, clarté et transparence doivent guider ses réponses face aux questions de la nouvelle recrue.
L’accord du candidat doit être retracé par réception de la lettre d’embauche portant son approbation. Le recruteur entame ensuite l’étape de contractualisation.
S’il y’a un désaccord, il évalue son périmètre de négociation et au-delà, doit en référer à sa hiérarchie pour approbation préalable avant révision des conditions contractuelles.
En cas de « Non Accord » définitif du candidat sur les conditions de travail véhiculées, le recruteur peut examiner sa liste d’attente, sélectionner le 2nd candidat et lui adresser une lettre/offre d’embauche.
N.B: L’offre d’embauche ne tient pas lieu de contrat de travail et peut être signée par le Responsable RH ou le Responsable du Recrutement.
La contractualisation proprement dite de l’embauche
Cette étape comporte plusieurs activités, à savoir:
- La rédaction d’un contrat de travail:
C’est une tâche sensible, car la formulation des phrases et la structuration des éléments/axes contractuels permettent au recruteur d’éviter les risques juridiques et financiers découlant d’une mauvaise rédaction.
Exemple: Un contrat à durée indéterminée rédigée avec l’oubli de la mention de la période d’essai est un risque pour l’employeur en cas d’insuffisance professionnelle ou d’incompétence avérée de l’employé(e) recruté(e). Il ne pourra procéder à une fin de la période d’essai pour « essai non concluant », car l’inexistence de cette clause dans le contrat de travail peut être « tacitement considérée » comme un engagement définitif, créant ainsi un conflit nécessitant l’impartialité juridique des institutions de la justice et générant des dépenses pour l’entreprise.
Pour rédiger un contrat de travail, le recruteur ou le responsable de l’intégration exploite les documents/éléments suivants:
- Le code du travail.
- La convention collective applicable dans l’entreprise.
- Les accords d’établissement (le cas échéant).
- La grille salariale de l’entreprise.
- La fiche de poste ou l’offre d’emploi, et surtout les contraintes environnementales du poste.
- Le contenu des points de négociation/d’échanges avec le candidat.
- La relecture du contrat de travail par le candidat
Après rédaction, le contrat de travail est soumis à la relecture du candidat pour confirmation des conditions contractuelles et des éléments individuels d’identification. Lire l’article sur le délai de relecture du contrat de travail.
- La validation du contrat de travail
Lorsque le candidat est rassuré sur le contenu du contrat de travail soumis à son attention, il appose sa signature et son nom complet précédés de la mention « Lu et approuvé » pour donner accord à l’embauche immédiat. Le contrat de travail portant la signature du candidat est ensuite soumis à l’approbation du Directeur Général.
Les avantages de cette démarche
- Confirmation de la disponibilité du candidat à intégrer l’entreprise.
- Economie de temps et maitrise de la qualité de la contractualisation: Echanges sur les points majeurs – Evaluation des exigences « complémentaires » du poste par le candidat (grâce à l’offre d’emploi, le candidat est informé des exigences principales du poste).
- Economie de la logistique administrative: Papier, encre, … relatives à l’impression directe d’un contrat de travail (2 pages et plus) avec « risque de refus » par le candidat. Très embêtant.
- Emission d’un sentiment de sécurité, de confiance, d’engagement et d’appartenance grâce à l’échange directif avec le candidat.
Nos experts appliquent ce processus de dotation partielle depuis des années, et peuvent vous assurer de son efficacité dans la qualité et les délais de recrutement. Par ailleurs, plusieurs ouvrages encouragent cette approche sécuritaire, conviviale et engageante pour les parties.
N.B: N’oubliez pas d’utiliser votre « bon sens dans l’exploitation des ouvrages« .