LUMINEAU, une PME évoluant dans la Quincaillerie de Gros et de détail des articles de plomberie et d’électricité, recherche un personnel dynamique, honnête et doté d’une forte conscience professionnelle. Vous répondez à cette description? Alors, postulez!!!
Mission : Faciliter et optimiser la gestion administrative de l’entreprise, tout en assurant l’interface et la prise en charge physique ou téléphonique aussi bien interne qu’externe entre le Directeur Général et les autres (collaborateurs, clients, fournisseurs, prestataires…) de manière proactive, en tenant compte des priorités et des délais pour garantir une meilleure qualité de service.
Activités :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et relever leurs besoins (demande d’informations, réclamations, besoin d’assistance) afin de mieux les orienter vers les services compétents.
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général (prises de RDV et documents à exploiter).
- Traiter les messages électroniques entrants (E-mails).
- Gérer le courrier entrant (enregistrement, transmission à l’examen de la hiérarchie, distribution après cotation aux équipes) et sortant (transmission contre décharge aux concernés).
- Assurer la rédaction administrative des courriers sortants : offre de services, dossiers d’appels d’offres, réponses aux réclamations, courriers adressés à l’administration…
- Préparer et organiser la logistique les différents événements professionnels du Directeur Général (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…).
- Veiller à la validation des documents et aux paiements de certaines charges (locatives, fiscales, sociales, …) par le Directeur Général et dans les délais impartis.
- Rédiger les rapports et/ou comptes-rendus des réunions et en assurer la transmission auprès des personnels concernés, ainsi que l’archivage électronique et physique.
- Réaliser le tri et l’archivage électronique et physique des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) tels les bons de commandes, les bordereaux de sortie, les dossiers du personnel…
- Tenir à jour le support d’archivage des documents administratifs règlementaires de l’entreprise (NIU, ACF, Statuts, fiche signalétique CNPS, RCCM, quittances de paiement des impôts ou taxes, …)
- Approuver les pièces de caisse pour approvisionnement des caisses de chaque point de vente.
- Contrôler l’effectivité des versements quotidiens réalisés par chaque point de vente auprès de la banque.
- Renseigner et faire valider les pièces de caisse pour les autres dépenses de fonctionnement.
- Enregistrer les encaissements et les décaissements au quotidien, et éditer l’état de la trésorerie hebdomadaire.
- Présenter un rapport régulier de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gérer les commandes et la réception conformes des matériels, fournitures et consommables de bureaux.
Qualités :– Proactivité/Réactivité – Persévérance – Résistance au stress – Forte mémorisation – Autonomie – Rigueur – Bonne élocution – Sens de l’accueil/du service – Ecoute active – Esprit d’équipe – Sens de l’initiative – Diplomatie / Amabilité – Organisé(e) – Honnête – Aisance relationnelle – Adaptation facile – Sens de l’observation – Orienté(e) résultat – Ponctuel(le) – Assidu(e) – Loyal(e) – Discrète(e) – Maitrise de soi.
Moyens disponibles : Téléphone Android de service – Ordinateur de service – Crédit de communication – Internet.
Rémunération : Base fixe nette de 100 000 FCFA. Poste évolutif.
Profil / Compétences : BTS / DQP Secrétariat Bureautique / Secrétariat de Direction / Action commerciale / Comptabilité / Commerce international – Maîtriser EXCEL, Word et Powerpoint – Expression facile en français – Maitrise des techniques de rédaction des rapports, comptes-rendus ou courriers – Maitrise des techniques d’archivage électronique et physique – Gestion d’agenda – Connaissances en comptabilité.